- Ein Shortage ist ein Abzug, den Amazon vornimmt, wenn weniger Einheiten gebucht werden als in Rechnung gestellt.
- Widersprochen wird mit Liefernachweisen (POD, Frachtbrief, korrekte ASN) und innerhalb von Fristen, die Amazon über die Jahre verkürzt hat.
- Viele Shortages entstehen durch Fehler vorab: ASN, Etiketten, gemischte Kartons, falsche Codes.
- Wer nur stichprobenartig prüft, verliert Geld: Nötig ist ein Abgleich aller Rechnungen.
Wenn Sie Vendor bei Amazon sind, kommen sehr wahrscheinlich jeden Monat niedrigere Zahlungen an, als Sie in Rechnung gestellt haben. Ein Teil dieser Differenz sind Shortages: Einheiten, die Amazon angeblich nicht erhalten hat und deshalb nicht bezahlt. Hier lesen Sie, wie sie funktionieren, wie Sie widersprechen und wo am meisten Geld verloren geht.
Was Shortage Claims sind
Wenn Sie eine Bestellung (PO) an Amazon liefern, stellen Sie eine Rechnung über die versendeten Einheiten. Amazon vergleicht diese Rechnung mit dem, was das Lager beim Wareneingang gebucht hat. Zählt das Lager weniger Stück, zahlt Amazon nur die erhaltenen Einheiten und eröffnet für die Differenz einen Abzug. In Vendor Central finden Sie ihn als Shortage Claim, verknüpft mit Rechnung und PO.
Das Problem: Die Buchung im Wareneingang ist nicht immer korrekt. Ein Karton wird falsch gescannt, eine Palette landet am falschen Platz, ein unleserliches Etikett lässt ein ganzes Packstück verschwinden. In all diesen Fällen ist die Ware angekommen, aber für Amazon existiert sie nicht. Und wenn niemand widerspricht, bleibt der Abzug bestehen.
Shortage, PQV und andere Abzüge
Shortages sollten Sie nicht mit anderen Posten verwechseln, die Ihre Zahlungen kürzen:
- Shortage (oder PQV, Purchase Quantity Variance): Differenz zwischen berechneter und erhaltener Menge.
- Price Claims (PPV): Differenz zwischen berechnetem Preis und dem Preis, den Amazon für richtig hält.
- Operative Chargebacks: Strafgebühren für Fehler bei Versand, Etikettierung oder Vorbereitung.
- Co-op und Marketingmittel: Abzüge, die in den Handelsvereinbarungen festgelegt sind.
Jeder Posten hat eigene Regeln und braucht andere Nachweise. Alles in dieselbe Excel-Tabelle zu werfen ist der Hauptgrund, warum Rückforderungen auf halber Strecke stecken bleiben.
Warum Amazon Zahlungen kürzt
Amazon schickt Ihnen keine Belastungsanzeige zur Freigabe. Amazon verrechnet direkt: Die Rechnung wird abzüglich der fehlenden Menge bezahlt. Das heißt, der Shortage taucht nicht als ausdrückliche Kostenposition auf, sondern als niedrigerer Zahlungseingang. Wenn die Buchhaltung nur nach Überweisungssumme abgleicht und nicht nach einzelner Rechnung, bleiben die Differenzen monatelang unbemerkt.
Es gibt auch Fälle, in denen sich ein Shortage von selbst erledigt: Die Ware wird später gefunden und Amazon gibt die Zahlung frei. Das kommt vor, ist aber keine Selbstverständlichkeit. In den Konten, die wir analysieren, finden wir oft alte Shortages, die nie geklärt und nie angefochten wurden.
So widersprechen Sie Shortages
Der Widerspruch wird in Vendor Central an der betreffenden Rechnung eröffnet oder über den Support. Amazon verlangt den Nachweis, dass die Ware in der berechneten Menge geliefert wurde. Diese Nachweise zählen:
- POD (Proof of Delivery): der vom Amazon Lager unterschriebene Liefernachweis oder das Tracking des Spediteurs mit Datum, Uhrzeit und Anzahl der Packstücke.
- Lieferschein oder BOL (Bill of Lading): mit Anzahl der Paletten oder Kartons und Gewicht, passend zu den gemeldeten Angaben.
- Korrekte ASN: Die an Amazon gesendete Versandavisierung muss mit Rechnung und Ware übereinstimmen. Eine falsche ASN schwächt jeden Widerspruch.
- Packliste und Kartoninhalt: welche Artikel in welchem Packstück sind, hilfreich, wenn nur ein Teil der Sendung fehlt.
Lehnt Amazon den ersten Widerspruch ab, können Sie erneut widersprechen, mit zusätzlichen Nachweisen oder einer Erklärung der Unstimmigkeit. Viele Fälle werden im zweiten Anlauf gelöst, wenn die Unterlagen vollständiger sind.
Die Fristen
Hier ist Vorsicht geboten. Amazon hat die Fristen, in denen Widersprüche gegen Shortages eröffnet oder wieder aufgenommen werden können, über die Zeit verkürzt, und die Regeln sind nicht auf allen Marktplätzen gleich. In einigen Regionen gilt eine Obergrenze von zwei Jahren ab Rechnungsdatum, doch Widersprüche, die wenige Wochen nach der Zahlung eröffnet werden, haben deutlich bessere Erfolgschancen als späte. Unser Rat ist einfach: Prüfen Sie in Vendor Central, welche Fristen für Ihr Konto gelten, und arbeiten Sie die Shortages des laufenden Monats ab, nicht die des Vorjahres.
Die häufigsten Fehler
Viele Shortages sind nicht Amazons Schuld. Sie entstehen durch Fehler beim Versand, die den Wareneingang erschweren und einen Widerspruch später unmöglich machen. Die häufigsten:
- ASN mit anderen Mengen als tatsächlich versendet, oder nicht aktualisiert nach einer kurzfristigen Änderung.
- Gemischte Kartons ohne korrekte Etiketten oder ohne klare Inhaltsangabe.
- Falsche EAN oder EAN, die in Vendor Central nicht der richtigen ASIN zugeordnet ist.
- Rechnung mit anderen Mengen als die bestätigte PO.
- Fehlende POD, weil der Spediteur keinen unterschriebenen Liefernachweis liefert oder nicht in der verlangten Zeit zustellt.
- Widersprüche mit allgemeinen Nachweisen, ohne Rechnung, PO, ASN und Anzahl der Packstücke miteinander zu verknüpfen.
Wer diese Punkte korrigiert, senkt künftige Shortages und gewinnt die Widersprüche bei den verbleibenden.
Warum Sie eine systematische Kontrolle brauchen
Viele Vendoren widersprechen nur den größten Shortages oder prüfen einzelne, wenn jemandem ein seltsamer Zahlungseingang auffällt. So bleibt viel Geld liegen, denn Shortages sind oft klein und zahlreich: drei Stück hier, ein Karton dort, verteilt auf Hunderte Rechnungen.
Eine systematische Kontrolle läuft so ab:
- Sie laden alle Rechnungen, Zahlungen und Abzüge des Zeitraums herunter.
- Sie gleichen jede Rechnung mit der erhaltenen Zahlung ab und trennen die Differenzen nach Art.
- Für jeden Shortage werden die Nachweise automatisch zusammengetragen: POD, ASN, Lieferschein.
- Sie eröffnen die Widersprüche nach Betrag und Frist sortiert.
- Sie verfolgen die Ergebnisse, widersprechen Ablehnungen mit zusätzlichen Nachweisen und erfassen die zurückgeholten Beträge.
Von Hand kostet diese Arbeit jeden Monat Stunden und jemanden, der Vendor Central gut kennt. Deshalb nutzen wir die Software Bettershop Analytics, die Rechnungen, Zahlungen und Abzüge abgleicht und zeigt, was anfechtbar ist und was nicht.
| Ansatz | Was passiert | Risiko |
|---|---|---|
| Keine Kontrolle | Shortages werden zu Kosten | Laufende, unsichtbare Verluste |
| Stichproben | Nur große Posten werden zurückgeholt | Viele kleine Posten verfallen |
| Vollständiger Abgleich | Jede Rechnung wird geprüft | Braucht Zeit oder ein eigenes Tool |
So finden Sie heraus, wie viel Sie verlieren
Eine erste Prüfung schaffen Sie in wenigen Stunden. Nehmen Sie die Zahlungen der letzten drei Monate, addieren Sie die als Shortage klassifizierten Abzüge und vergleichen Sie sie mit Ihrem Umsatz mit Amazon. Dann schauen Sie, wie viele angefochten wurden und mit welchem Ergebnis.
Beispiel: Wenn Sie Amazon pro Quartal 200.000 Euro in Rechnung stellen und die nicht angefochtenen Shortages 1 % ausmachen, gehen Ihnen pro Quartal 2.000 Euro Marge verloren. Die tatsächliche Zahl hängt von Ihrem Konto ab, aber die Rechnung zeigt sofort, ob das Thema Aufmerksamkeit verdient.
Wenn Shortages selten sind und fast alle gewonnen werden, reicht die interne Bearbeitung. Wenn es viele sind und sie immer wieder bei denselben Lagern oder denselben Artikeln auftreten, gibt es ein Problem vorab, das Sie gemeinsam mit Ihrem Logistiker lösen sollten.
Was Sie jetzt tun sollten
Beginnen Sie mit den Rechnungen der letzten 90 Tage und prüfen Sie, wie viele einen offenen Shortage haben. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Sendung stimmige POD und ASN haben. Legen Sie einen monatlichen Abgleich fest, keinen jährlichen. Wenn das Volumen hoch ist oder die Nachweise über Spediteure und Lager verstreut sind, prüfen Sie einen Service für Vendor Forderungsrückholung, der alle Rechnungen bearbeitet und nicht nur die offensichtlichsten.
Häufige Fragen
Wie lange kann man einem Shortage bei Amazon Vendor widersprechen?
Die Fristen hängen vom Marktplatz ab, und Amazon hat sie mehrfach verkürzt. In einigen Regionen liegt die Obergrenze bei zwei Jahren ab Rechnungsdatum, aber die Erfolgschancen sinken nach den ersten Wochen deutlich. Prüfen Sie die aktuell geltenden Regeln in Ihrem Vendor Central und widersprechen Sie jeden Monat.
Welche Nachweise braucht man für einen Widerspruch gegen einen Shortage?
Sie brauchen den Liefernachweis (POD) mit Anzahl der Packstücke, den Lieferschein oder BOL, eine ASN, die zu Rechnung und Ware passt, und wenn möglich die Aufstellung des Kartoninhalts. Je enger die Nachweise mit der einzelnen Rechnung und der PO verknüpft sind, desto leichter gewinnen Sie den Widerspruch.
Erledigen sich Shortages von selbst?
Manchmal findet Amazon die Ware wieder und gibt die Zahlung frei, aber nicht immer. Viele Shortages bleiben offen, bis der Vendor widerspricht. Deshalb brauchen Sie eine regelmäßige Kontrolle aller Rechnungen.