- Chargebacks sind Strafgebühren, die Amazon erhebt, wenn eine Sendung die operativen Anforderungen nicht erfüllt.
- Die häufigsten Ursachen betreffen ASN, Etikettierung, Verpackung und Anliefertermine.
- Manche lassen sich anfechten, aber nur mit genauen Nachweisen und innerhalb der Fristen in Vendor Central.
- Die echte Ersparnis entsteht, wenn Sie mit Logistik und Lager an den wiederkehrenden Ursachen arbeiten.
Operative Chargebacks sind kleine Strafgebühren, manchmal nur ein paar Euro, die Amazon erhebt, wenn eine Sendung die Anforderungen nicht erfüllt. Einzeln betrachtet wirken sie vernachlässigbar, über ein Jahr summiert drücken sie auf die Marge. Hier finden Sie die häufigsten Ursachen, wie Sie sie in Vendor Central lesen, welche Sie anfechten sollten und wie Sie sie an der Quelle senken.
Was operative Chargebacks sind
Amazon erhält jeden Tag Tausende Sendungen. Um sie automatisch zu verarbeiten, verlangt Amazon von den Vendoren genaue Regeln für Versandavisierungen, Etiketten, Verpackungen und Anlieferungen. Wird eine Regel nicht eingehalten, muss das Lager von Hand eingreifen, und Amazon stellt dem Vendor diese Zusatzarbeit in Rechnung. Diese Belastung ist der Chargeback.
Sie sind nicht mit Shortages zu verwechseln, bei denen berechnete Ware im Wareneingang nicht gebucht wurde, und auch nicht mit Co-op und Allowances, die aus den Handelsvereinbarungen stammen. Chargebacks sind Strafgebühren dafür, wie Sie versenden, nicht dafür, was Sie verkaufen.
Die häufigsten Ursachen
Es gibt Dutzende Arten, aber die meisten Chargebacks fallen in wenige Gruppen:
| Bereich | Fehlerbeispiele | Wer meist beteiligt ist |
|---|---|---|
| Bestellungen (PO) | Späte Bestätigung, andere Liefermengen als bestätigt | Vertrieb oder Kundenservice |
| ASN | Avis nicht gesendet, zu spät gesendet oder mit Daten, die nicht zur Ware passen | Logistik, EDI System |
| Etikettierung | Karton oder Palettenetiketten fehlen, sind unleserlich oder falsch platziert | Lager |
| Vorbereitung und Verpackung | Kartons zu schwer oder übergroß, nicht konforme Verpackung, ungeschützte Produkte | Lager, Verpackung |
| Transport und Anlieferung | Anlieferung ohne Termin, verspätet oder in einem anderen Zeitfenster | Spediteur, Logistik |
| Wareneingang | Nicht scanbare Codes, Ware lässt sich keiner Bestellung zuordnen | Stammdaten, Lager |
ASN: der heikelste Punkt
Die ASN (Advance Shipment Notification) teilt Amazon mit, was ankommt: welche Artikel, wie viele Einheiten, in welchen Kartons und auf welchen Paletten. Stimmt die ASN nicht mit der physisch ankommenden Ware überein, kann das Lager nicht automatisch vereinnahmen. Typische Fehler sind Mengen, die nach einer kurzfristigen Änderung nicht aktualisiert wurden, Kartons, die anders gemeldet als gepackt wurden, und ASNs, die erst nach Abfahrt der Ware gesendet werden. Eine korrekte ASN senkt die Chargebacks und erleichtert den Widerspruch gegen Shortages.
Etiketten und Verpackung
Jeder Karton und jede Palette braucht die geforderten Etiketten, lesbar und an der richtigen Stelle. Schon ein Klebeband über dem Barcode oder ein schlecht gedrucktes Etikett kann eine Strafgebühr auslösen. Dasselbe gilt für Gewicht und Maße der Kartons: Ab bestimmten Grenzen muss das Lager von Hand eingreifen. Die genauen Anforderungen stehen in den Leitfäden von Vendor Central und ändern sich mit der Zeit, deshalb sollte das Versandteam sie regelmäßig nachlesen.
Anliefertermine
Anlieferungen an die Amazon Lager erfolgen nach Termin. Wer ohne Buchung, verspätet oder in einem anderen als dem bestätigten Zeitfenster kommt, kann Chargebacks auslösen. Oft liegt das Problem in der Informationsweitergabe zwischen Vendor und Spediteur: Der Termin existiert, aber der Spediteur kennt ihn nicht oder hält ihn nicht ein.
So lesen Sie sie in Vendor Central
Die Chargebacks finden Sie im Bereich für operative Leistung in Vendor Central. Für jeden sehen Sie Art, Datum, zugehörige PO oder Sendung und Betrag. Der erste sinnvolle Schritt: die Daten einiger Monate herunterladen und gruppieren.
- Nach Art, um zu sehen, welche Fehler sich wiederholen.
- Nach Ziellager, um zu sehen, ob sich das Problem konzentriert.
- Nach Spediteur oder Versandstandort, wenn Sie mehrere nutzen.
- Nach Betrag, um zu sehen, wo sich die Kosten ballen.
Oft zeigt sich, dass zwei oder drei Ursachen den Großteil der Kosten erklären. Dort sollten Sie zuerst ansetzen.
Welche Chargebacks sich anfechten lassen
Einen Chargeback können Sie anfechten, wenn Sie beweisen können, dass der Fehler nicht passiert ist oder nicht bei Ihnen lag. Einige typische Fälle:
- ASN rechtzeitig gesendet, mit Übertragungsnachweis und zur Ware passendem Inhalt.
- Anlieferung im gebuchten Zeitfenster, mit Nachweis des Spediteurs.
- PO korrekt bestätigt, mit erfasstem Datum und erfasster Menge.
- Strafgebühr für dasselbe Ereignis doppelt berechnet.
Der Widerspruch wird im selben Bereich von Vendor Central eröffnet, Chargeback für Chargeback. Die Fristen sind kurz: In der Regel sind es etwa 30 Tage ab Benachrichtigung, mit der Möglichkeit eines zweiten Widerspruchs nach einer Ablehnung, die genauen Fristen sollten Sie aber in Vendor Central für Ihren Marktplatz prüfen. Ohne genaue Nachweise wird der Widerspruch abgelehnt, deshalb lohnt es sich, ASN, Auftragsbestätigungen und Liefernachweise für jede Sendung geordnet abzulegen. Bei hohem Volumen kann ein Service für Vendor Forderungsrückholung die Widersprüche zusammen mit Shortages und Price Claims übernehmen.
So senken Sie sie gemeinsam mit Logistik und Lager
Widersprechen hilft, aber die echte Ersparnis kommt, wenn Chargebacks gar nicht erst entstehen. Einige Maßnahmen, die in den Projekten, die wir betreuen, konkrete Ergebnisse bringen:
- Eine Versand-Checkliste für das Lager, mit den Amazon Anforderungen an Etiketten, Gewichte und Verpackung, aktualisiert, wenn sich die Regeln ändern.
- Vom System erzeugte ASN auf Basis dessen, was tatsächlich gepackt wurde, nicht von Hand eingetippt.
- Terminkontrolle: Der Spediteur erhält für jede Sendung das gebuchte Zeitfenster und die Bestätigung.
- Saubere Stammdaten: EAN, Maße und Gewichte stimmen zwischen Ihrem Warenwirtschaftssystem und Vendor Central überein.
- Monatliche Durchsicht der Chargebacks mit den Verantwortlichen für Logistik und Lager, mit Blick auf die Ursachen und nicht nur auf die Summe.
Ein praktisches Detail: Wenn Sie etwas am Prozess ändern, etwa ein neues Kartonformat oder einen neuen Spediteur, prüfen Sie die Chargebacks der folgenden Wochen. Neue Strafgebühren tauchen oft genau nach einer Änderung auf, die harmlos wirkte. Es sofort zu bemerken kostet wenig, es nach drei Monaten zu bemerken kostet deutlich mehr.
Wenn Sie einen externen Logistikdienstleister nutzen, teilen Sie die Chargeback Daten mit ihm. Viele wissen nicht, was ihre Fehler kosten, bis sie die Zahlen sehen. Wenn der Vertrag es zulässt, prüfen Sie, ob Sie dokumentierte Chargebacks, die er verursacht hat, an ihn weiterbelasten können: Das ist der schnellste Weg, die Interessen anzugleichen.
Was Sie jetzt tun sollten
Laden Sie die Chargebacks der letzten drei Monate herunter und gruppieren Sie sie nach Ursache. Ermitteln Sie die zwei oder drei teuersten Posten und setzen Sie ein Treffen mit Lager und Logistik an, um zu klären, woher sie kommen. Richten Sie die Ablage der Nachweise für jede Sendung ein, damit Sie fristgerecht widersprechen können. Wenn Sie einen externen Blick darauf möchten, wie die Abläufe in Ihrem Konto laufen, können Sie mit einem kostenlosen Amazon Audit beginnen.
Häufige Fragen
Was sind Amazon Vendor Chargebacks?
Das sind Strafgebühren, die Amazon erhebt, wenn eine Sendung die operativen Anforderungen nicht erfüllt, zum Beispiel bei ASN, Etiketten, Verpackung oder Anlieferterminen. Sie decken die Zusatzarbeit, die das Lager von Hand erledigen muss.
Wie lange kann man einem Chargeback widersprechen?
Die Fristen sind kurz, meist etwa 30 Tage ab Benachrichtigung, mit der Möglichkeit eines zweiten Widerspruchs nach einer Ablehnung. Die genauen Fristen können abweichen und sollten in Vendor Central für das eigene Konto und den eigenen Marktplatz geprüft werden.
Wie senkt man Chargebacks dauerhaft?
Indem Sie die wiederkehrenden Ursachen analysieren und an den Abläufen in Lager und Logistik ansetzen: vom System erzeugte ASN, korrekte Etiketten, konforme Gewichte und Verpackungen und Anliefertermine, die an den Spediteur weitergegeben werden. Eine monatliche Durchsicht mit dem Versandteam verhindert, dass dieselben Fehler wiederkommen.