- Un shortage est une déduction appliquée quand Amazon enregistre moins d'unités que celles facturées.
- On le conteste avec des preuves de livraison (POD, document de transport, ASN correct) et dans des délais qu'Amazon a réduits au fil du temps.
- Beaucoup de shortages viennent d'erreurs en amont : ASN, étiquettes, cartons mixtes, mauvais codes.
- Contrôler seulement par échantillon fait perdre de l'argent : il faut rapprocher toutes les factures.
Si vous êtes Vendor sur Amazon, il y a de fortes chances que chaque mois vos paiements soient inférieurs aux factures émises. Une partie de cet écart, ce sont des shortages : des unités qu’Amazon dit ne pas avoir reçues et qu’il ne paie donc pas. Voici comment ils fonctionnent, comment les contester et où l’on perd le plus d’argent.
Que sont les shortage claims
Quand vous expédiez une commande fournisseur (PO) à Amazon, vous émettez une facture pour les unités envoyées. Amazon compare la facture avec ce que l’entrepôt a enregistré à la réception. Si l’entrepôt compte moins de pièces, Amazon ne paie que celles reçues et ouvre une déduction pour la différence. Dans Vendor Central, vous la retrouvez sous forme de shortage claim, liée à la facture et au PO.
Le problème, c’est que l’enregistrement à la réception n’est pas toujours juste. Un carton peut être mal scanné, une palette rangée au mauvais endroit, une étiquette illisible peut faire perdre la trace d’un colis entier. Dans tous ces cas la marchandise est bien arrivée, mais pour Amazon elle n’existe pas. Et si personne ne conteste, la déduction reste.
Shortage, PQV et autres déductions
Il ne faut pas confondre les shortages avec d’autres postes qui réduisent les paiements :
- Shortage (ou PQV, purchase quantity variance) : écart entre quantité facturée et quantité reçue.
- Price claims (PPV) : écart entre le prix facturé et le prix qu’Amazon estime correct.
- Chargebacks opérationnels : pénalités pour erreurs d’expédition, d’étiquetage ou de préparation.
- Co-op et fonds marketing : déductions prévues par les accords commerciaux.
Chacune a ses règles et ses preuves. Les mélanger dans le même fichier Excel est la première raison pour laquelle les récupérations restent à moitié faites.
Pourquoi Amazon déduit de vos paiements
Amazon ne vous envoie pas de note de débit à valider. Il compense directement : il paie la facture moins la quantité manquante. Le shortage n’apparaît donc pas comme un coût explicite, mais comme un encaissement plus faible. Si la comptabilité rapproche au montant du virement et non facture par facture, les écarts passent inaperçus pendant des mois.
Il arrive aussi que le shortage se règle tout seul : la marchandise est retrouvée plus tard et Amazon libère le paiement. Cela arrive, mais il ne faut pas compter dessus. Dans les comptes que nous analysons, nous trouvons souvent d’anciens shortages jamais résolus et jamais contestés.
Comment contester les shortages
La contestation s’ouvre depuis Vendor Central, sur la facture concernée, ou via le support. Amazon demande de prouver que la marchandise a été livrée dans la quantité facturée. Les preuves qui comptent sont :
- POD (proof of delivery) : la preuve de livraison signée par l’entrepôt Amazon ou le suivi du transporteur avec date, heure et nombre de colis.
- Document de transport ou BOL (bill of lading) : avec le nombre de palettes ou de cartons et le poids, cohérent avec ce qui a été déclaré.
- ASN correct : l’avis d’expédition envoyé à Amazon doit correspondre à la facture et à la marchandise. Un ASN faux affaiblit toute contestation.
- Liste de colisage et détail des cartons : quels codes dans quel colis, utile quand il ne manque qu’une partie de l’envoi.
Si Amazon rejette la première contestation, on peut la relancer en ajoutant des preuves ou en expliquant l’incohérence. Beaucoup de dossiers se règlent au deuxième passage, quand la documentation est plus complète.
Les délais
Ici, il faut être vigilant. Amazon a réduit au fil du temps les délais pour ouvrir ou rouvrir des contestations sur les shortages, et les règles ne sont pas identiques sur toutes les places de marché. Dans certaines régions, Amazon a fixé une limite maximale de deux ans après la date de facture, mais une contestation ouverte quelques semaines après le paiement a bien plus de chances d’aboutir qu’une contestation tardive. Notre conseil est simple : vérifiez dans Vendor Central les délais en vigueur pour votre compte et travaillez sur les shortages du mois, pas sur ceux de l’année précédente.
Les erreurs les plus courantes
Beaucoup de shortages ne sont pas la faute d’Amazon. Ils viennent d’erreurs d’expédition qui compliquent la réception, puis rendent la contestation impossible. Les plus fréquentes :
- ASN envoyé avec des quantités différentes de celles réellement expédiées, ou pas mis à jour après un changement de dernière minute.
- Cartons mixtes sans étiquettes correctes ou sans indication claire du contenu.
- Codes EAN erronés ou non associés au bon ASIN dans Vendor Central.
- Facture avec des quantités différentes du PO confirmé.
- POD manquantes parce que le transporteur ne fournit pas de preuve de livraison signée ou pas dans les délais demandés.
- Contestations ouvertes avec des preuves génériques, sans relier facture, PO, ASN et nombre de colis.
Corriger ces points réduit les shortages futurs et rend gagnantes les contestations sur ceux qui restent.
Pourquoi un contrôle systématique est indispensable
Beaucoup de vendors ne contestent que les plus gros shortages, ou en vérifient quelques-uns quand quelqu’un remarque un encaissement bizarre. Cette approche laisse beaucoup d’argent sur la table, car les shortages sont souvent petits et nombreux : trois pièces ici, un carton là, sur des centaines de factures.
Un contrôle systématique fonctionne ainsi :
- Vous téléchargez toutes les factures, tous les paiements et toutes les déductions de la période.
- Vous rapprochez chaque facture du paiement reçu et isolez les écarts par type.
- Pour chaque shortage, vous récupérez automatiquement les preuves : POD, ASN, document de transport.
- Vous ouvrez les contestations par ordre de montant et d’échéance.
- Vous suivez les résultats, relancez les refus avec des preuves supplémentaires et enregistrez les sommes récupérées.
Fait à la main, ce travail prend des heures chaque mois et demande quelqu’un qui connaît bien Vendor Central. C’est pourquoi nous utilisons le logiciel Bettershop Analytics, qui croise factures, paiements et déductions et montre ce qui est contestable et ce qui ne l’est pas.
| Approche | Ce qui se passe | Risque |
|---|---|---|
| Aucun contrôle | Les shortages deviennent des coûts | Pertes constantes et invisibles |
| Contrôle par échantillon | On ne récupère que les gros montants | Beaucoup de petits postes expirent |
| Rapprochement complet | Chaque facture est vérifiée | Demande du temps ou un outil dédié |
Comment savoir combien vous perdez
Un premier contrôle se fait en quelques heures. Prenez les trois derniers mois de paiements, additionnez les déductions classées comme shortages et comparez-les au chiffre d’affaires facturé à Amazon. Regardez ensuite combien ont été contestées et avec quel résultat.
Exemple : si vous facturez 200 000 euros par trimestre à Amazon et que les shortages non contestés représentent 1 %, ce sont 2 000 euros par trimestre qui sortent de votre marge. Le chiffre réel dépend de votre compte, mais ce calcul vous dit tout de suite si le sujet mérite votre attention.
Si les shortages sont peu nombreux et presque tous gagnés, une gestion en interne suffit. S’ils sont nombreux et récurrents sur les mêmes entrepôts ou les mêmes codes, il y a un problème en amont à régler avec votre prestataire logistique.
Que faire maintenant
Partez des factures des 90 derniers jours et vérifiez combien ont un shortage ouvert. Assurez-vous que pour chaque expédition vous avez une POD et un ASN cohérents. Mettez en place un rapprochement mensuel, pas annuel. Si le volume est élevé ou si les preuves sont dispersées entre transporteurs et entrepôts, envisagez un service de récupération des déductions Vendor qui travaille sur toutes les factures et pas seulement sur les plus visibles.
Questions fréquentes
Dans quel délai peut-on contester un shortage sur Amazon Vendor ?
Les délais dépendent de la place de marché et Amazon les a réduits plusieurs fois. Dans certaines régions, la limite maximale est de deux ans après la date de facture, mais les chances de succès baissent fortement après les premières semaines. Mieux vaut vérifier les règles en vigueur dans votre Vendor Central et contester chaque mois.
Quelles preuves faut-il pour contester un shortage ?
Il faut la preuve de livraison (POD) avec le nombre de colis, le document de transport ou BOL, un ASN cohérent avec la facture et la marchandise et, si possible, le détail du contenu des cartons. Plus les preuves sont rattachées à la facture et au PO concernés, plus la contestation a de chances d'aboutir.
Les shortages se règlent-ils tout seuls ?
Parfois Amazon retrouve la marchandise et libère le paiement, mais ce n'est pas systématique. Beaucoup de shortages restent ouverts tant que le vendor ne les conteste pas. C'est pourquoi il faut un contrôle régulier sur toutes les factures.