- Un shortage es una deducción que Amazon aplica cuando registra menos unidades de las facturadas.
- Se disputa con pruebas de entrega (POD, albarán de transporte, ASN correcto) y dentro de unos plazos que Amazon ha ido acortando.
- Muchos shortages nacen de errores previos: ASN, etiquetas, cajas mixtas, códigos equivocados.
- Revisar solo por muestreo hace perder dinero: hay que conciliar todas las facturas.
Si eres Vendor en Amazon, lo más probable es que cada mes recibas pagos más bajos que las facturas que emites. Una parte de esa diferencia son shortages: unidades que Amazon dice no haber recibido y que, por tanto, no paga. Aquí verás cómo funcionan, cómo se disputan y dónde se pierde más dinero.
Qué son los shortage claims
Cuando envías un pedido de compra (PO) a Amazon, emites una factura por las unidades enviadas. Amazon compara esa factura con lo que el almacén ha registrado en la recepción. Si el almacén cuenta menos piezas, Amazon paga solo las recibidas y abre una deducción por la diferencia. En Vendor Central la encontrarás como shortage claim, vinculada a la factura y al PO.
El problema es que el registro de recepción no siempre es correcto. Una caja puede escanearse mal, un palé puede acabar en el sitio equivocado, una etiqueta ilegible puede hacer que se pierda el rastro de un bulto entero. En todos estos casos la mercancía ha llegado, pero para Amazon no existe. Y si nadie lo disputa, esa deducción se queda ahí.
Shortages, PQV y otras deducciones
No hay que confundir los shortages con otras partidas que reducen los pagos:
- Shortage (o PQV, purchase quantity variance): diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad recibida.
- Price claims (PPV): diferencia entre el precio facturado y el precio que Amazon considera correcto.
- Chargebacks operativos: penalizaciones por errores de envío, etiquetado o preparación.
- Co-op y fondos de marketing: deducciones previstas en los acuerdos comerciales.
Cada una tiene reglas y pruebas distintas. Mezclarlas en la misma hoja de Excel es el primer motivo por el que las recuperaciones se quedan a medias.
Por qué Amazon descuenta de los pagos
Amazon no te manda una nota de cargo para que la apruebes. Compensa directamente: paga la factura descontando la cantidad que falta. Eso significa que el shortage no aparece como un coste explícito, sino como un cobro más bajo. Si el departamento de administración concilia por importe total de la transferencia y no factura por factura, las diferencias pasan desapercibidas durante meses.
También hay casos en los que el shortage se resuelve solo: la mercancía aparece más tarde y Amazon libera el pago. Pasa, pero no hay que darlo por hecho. En las cuentas que analizamos encontramos a menudo shortages antiguos que nunca se resolvieron ni se disputaron.
Cómo se disputan los shortages
La disputa se abre desde Vendor Central, sobre la factura afectada, o a través del soporte. Amazon pide demostrar que la mercancía se entregó en la cantidad facturada. Las pruebas que cuentan son:
- POD (proof of delivery): la prueba de entrega firmada por el almacén de Amazon o el tracking del transportista con fecha, hora y número de bultos.
- Albarán de transporte o BOL (bill of lading): con número de palés o cajas y peso, coherente con lo declarado.
- ASN correcto: el aviso de envío que mandas a Amazon debe coincidir con la factura y con la mercancía. Un ASN erróneo debilita cualquier disputa.
- Packing list y detalle de cajas: qué códigos van en cada bulto, útil cuando solo falta una parte del envío.
Si Amazon rechaza la primera disputa, se puede volver a disputar, añadiendo pruebas o aclarando la incoherencia. Muchos casos se cierran en el segundo intento, cuando la documentación está más completa.
Los plazos
Aquí hay que prestar atención. Amazon ha ido acortando los plazos para abrir o reabrir disputas sobre shortages, y las reglas no son idénticas en todos los marketplaces. En algunas regiones Amazon ha fijado un límite máximo de dos años desde la fecha de la factura, pero las disputas abiertas pocas semanas después del pago tienen muchas más probabilidades de éxito que las tardías. Nuestro consejo es sencillo: comprueba en Vendor Central los plazos vigentes para tu cuenta y trabaja los shortages del mes, no los del año pasado.
Los errores más comunes
Muchos shortages no son culpa de Amazon. Nacen de errores en el envío que dificultan la recepción y luego hacen imposible la disputa. Los más frecuentes:
- ASN enviado con cantidades distintas de las realmente enviadas, o sin actualizar tras un cambio de última hora.
- Cajas mixtas sin las etiquetas correctas o sin indicar con claridad su contenido.
- Códigos EAN erróneos o no asociados al ASIN correcto en Vendor Central.
- Factura con cantidades distintas a las del PO confirmado.
- POD que faltan porque el transportista no facilita prueba de entrega firmada o no entrega en los plazos exigidos.
- Disputas abiertas con pruebas genéricas, sin relacionar factura, PO, ASN y número de bultos.
Corregir estos puntos reduce los shortages futuros y hace que ganes las disputas de los que queden.
Por qué hace falta un control sistemático
Muchos vendors solo disputan los shortages más grandes, o revisan alguno cuando alguien ve un cobro raro. Es un enfoque que deja mucho dinero por el camino, porque los shortages suelen ser pequeños y numerosos: tres unidades aquí, una caja allá, en cientos de facturas.
Un control sistemático funciona así:
- Descargas todas las facturas, pagos y deducciones del periodo.
- Concilias cada factura con el pago recibido y separas las diferencias por tipo.
- Para cada shortage recuperas automáticamente las pruebas: POD, ASN, albarán de transporte.
- Abres las disputas por orden de importe y de vencimiento.
- Sigues los resultados, vuelves a disputar los rechazos con pruebas adicionales y registras lo recuperado.
Hecho a mano, este trabajo lleva horas cada mes y requiere a alguien que conozca bien Vendor Central. Por eso nosotros usamos el software Bettershop Analytics, que cruza facturas, pagos y deducciones y muestra qué se puede disputar y qué no.
| Enfoque | Qué pasa | Riesgo |
|---|---|---|
| Sin control | Los shortages se convierten en costes | Pérdidas constantes que no se ven |
| Control por muestreo | Solo se recuperan las partidas grandes | Muchas partidas pequeñas caducan |
| Conciliación completa | Se verifica cada factura | Requiere tiempo o una herramienta específica |
Cómo saber cuánto estás perdiendo
Una primera revisión la puedes hacer en pocas horas. Coge los pagos de los últimos tres meses, suma las deducciones clasificadas como shortage y compáralas con lo que facturas a Amazon. Después mira cuántas se han disputado y con qué resultado.
Ejemplo: si facturas a Amazon 200.000 euros al trimestre y los shortages sin disputar son el 1%, son 2.000 euros al trimestre que salen de tu margen. La cifra real depende de tu cuenta, pero el cálculo te dice enseguida si el tema merece atención.
Si los shortages son pocos y casi todos se ganan, basta con la gestión interna. Si son muchos y se repiten en los mismos almacenes o con los mismos códigos, hay un problema de origen que debes resolver junto con tu operador logístico.
Qué hacer ahora
Empieza por las facturas de los últimos 90 días y comprueba cuántas tienen un shortage abierto. Verifica que para cada envío tienes POD y ASN coherentes. Fija una rutina de conciliación mensual, no anual. Si el volumen es alto o las pruebas están repartidas entre transportistas y almacenes, valora un servicio de recuperación de deducciones Vendor que trabaje sobre todas las facturas y no solo sobre las más evidentes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay para disputar un shortage en Amazon Vendor?
Los plazos dependen del marketplace y Amazon los ha acortado varias veces. En algunas regiones el límite máximo es de dos años desde la fecha de la factura, pero las probabilidades de éxito bajan mucho pasadas las primeras semanas. Conviene comprobar las reglas vigentes en tu Vendor Central y disputar cada mes.
¿Qué pruebas hacen falta para disputar un shortage?
Hacen falta la prueba de entrega (POD) con número de bultos, el albarán de transporte o BOL, un ASN coherente con la factura y la mercancía y, si es posible, el detalle del contenido de las cajas. Cuanto más ligadas estén las pruebas a la factura concreta y al PO, más fácil es ganar la disputa.
¿Los shortages se resuelven solos?
A veces Amazon encuentra la mercancía y libera el pago, pero no siempre. Muchos shortages siguen abiertos hasta que el vendor los disputa. Por eso hace falta un control periódico de todas las facturas.