Shortage claims Amazon Vendor: cosa sono e come recuperare i crediti

Se sei Vendor su Amazon, è molto probabile che ogni mese ti arrivino pagamenti più bassi delle fatture emesse. Una parte di quella differenza sono shortage: unità che Amazon dice di non aver ricevuto e che quindi non paga. Qui trovi come funzionano, come si contestano e dove si perdono più soldi.

Cosa sono gli shortage claims

Quando spedisci un ordine di acquisto (PO) ad Amazon emetti una fattura per le unità inviate. Amazon confronta la fattura con quanto il magazzino ha registrato in ricezione. Se il magazzino conta meno pezzi, Amazon paga solo quelli ricevuti e apre una detrazione per la differenza. In Vendor Central la trovi come shortage claim, collegata alla fattura e al PO.

Il punto è che la registrazione in ricezione non è sempre corretta. Un cartone può essere scansionato male, un pallet può finire nel posto sbagliato, un’etichetta illeggibile può far perdere le tracce di un intero collo. In tutti questi casi la merce è arrivata, ma per Amazon non esiste. E se nessuno contesta, quella detrazione resta.

Shortage, PQV e altre detrazioni

Gli shortage non vanno confusi con altre voci che riducono i pagamenti:

• Shortage (o PQV, purchase quantity variance): differenza tra quantità fatturata e quantità ricevuta.
• Price claims (PPV): differenza tra prezzo fatturato e prezzo che Amazon ritiene corretto.
• Chargeback operativi: penali per errori di spedizione, etichettatura o preparazione.
• Co-op e fondi marketing: detrazioni previste dagli accordi commerciali.

Ognuna ha regole e prove diverse. Mescolarle nello stesso foglio Excel è il primo motivo per cui i recuperi restano a metà.

Perché Amazon detrae dai pagamenti

Amazon non ti manda una nota di debito da approvare. Compensa direttamente: paga la fattura al netto della quantità mancante. Questo significa che lo shortage non si vede come un costo esplicito, ma come un incasso più basso. Se l’amministrazione riconcilia per totale di bonifico e non per singola fattura, le differenze passano inosservate per mesi.

Ci sono poi casi in cui lo shortage si sistema da solo: la merce viene trovata più tardi e Amazon rilascia il pagamento. Succede, ma non va dato per scontato. Nei conti che analizziamo troviamo spesso shortage vecchi mai risolti e mai contestati.

Come si contestano gli shortage

La contestazione si apre da Vendor Central, sulla fattura interessata, oppure tramite il supporto. Amazon chiede di dimostrare che la merce è stata consegnata nella quantità fatturata. Le prove che contano sono:

1. POD (proof of delivery): la prova di consegna firmata dal magazzino Amazon o il tracking del corriere con data, ora e numero di colli.
2. Documento di trasporto o BOL (bill of lading): con numero di pallet o cartoni e peso, coerente con quanto dichiarato.
3. ASN corretto: l’avviso di spedizione inviato ad Amazon deve corrispondere a fattura e merce. Un ASN sbagliato indebolisce qualsiasi contestazione.
4. Packing list e dettaglio cartoni: quali codici in quale collo, utili quando manca solo una parte della spedizione.

Se Amazon respinge la prima contestazione si può ricontestare, aggiungendo prove o chiarendo l’incongruenza. Molte pratiche si chiudono al secondo passaggio, quando la documentazione è più completa.

Le finestre temporali

Qui serve attenzione. Amazon ha ristretto nel tempo le finestre entro cui si possono aprire o riaprire contestazioni sugli shortage, e le regole non sono identiche in tutti i marketplace. In alcune regioni Amazon ha introdotto un limite massimo di due anni dalla data fattura, ma le contestazioni aperte poche settimane dopo il pagamento hanno probabilità di successo molto più alte di quelle tardive. Il nostro consiglio è semplice: verifica in Vendor Central le finestre attive per il tuo account e lavora sugli shortage del mese, non su quelli dell’anno prima.

Gli errori più comuni

Molti shortage non sono colpa di Amazon. Nascono da errori nella spedizione che rendono difficile la ricezione e poi impossibile la contestazione. I più frequenti:

• ASN inviato con quantità diverse da quelle realmente spedite, o non aggiornato dopo un cambio last minute.
• Cartoni misti senza etichette corrette o senza indicazione chiara del contenuto.
• Codici EAN errati o non associati all’ASIN giusto in Vendor Central.
• Fattura con quantità diverse dal PO confermato.
• POD mancanti perché il corriere non fornisce prova di consegna firmata o la consegna nei tempi richiesti.
• Contestazioni aperte con prove generiche, senza collegare fattura, PO, ASN e numero di colli.

Correggere questi punti riduce gli shortage futuri e rende vincenti le contestazioni su quelli che restano.

Perché serve un controllo sistematico

Molti vendor contestano solo gli shortage più grandi, o ne controllano qualcuno quando qualcuno nota un incasso strano. È un approccio che lascia indietro molti soldi, perché gli shortage sono spesso piccoli e numerosi: tre pezzi qui, un cartone là, su centinaia di fatture.

Un controllo sistematico funziona così:

1. Scarichi tutte le fatture, i pagamenti e le detrazioni del periodo.
2. Riconcili ogni fattura con il pagamento ricevuto e isoli le differenze per tipo.
3. Per ogni shortage recuperi in automatico le prove: POD, ASN, documento di trasporto.
4. Apri le contestazioni in ordine di importo e di scadenza.
5. Segui gli esiti, ricontesti i rifiuti con prove aggiuntive e registri il recuperato.

Fatto a mano, questo lavoro richiede ore ogni mese e qualcuno che conosca bene Vendor Central. Per questo noi usiamo il software Bettershop Analytics, che incrocia fatture, pagamenti e detrazioni e mostra cosa è contestabile e cosa no.

Come capire quanto stai perdendo

Un primo controllo lo puoi fare in poche ore. Prendi gli ultimi tre mesi di pagamenti, somma le detrazioni classificate come shortage e confrontale con il fatturato verso Amazon. Poi guarda quante sono state contestate e con quale esito.

Esempio: se fatturi ad Amazon 200.000 euro al trimestre e gli shortage non contestati sono l’1%, sono 2.000 euro al trimestre che escono dal margine. Il numero reale dipende dal tuo account, ma il calcolo ti dice subito se il tema merita attenzione.

Se gli shortage sono pochi e quasi tutti vinti, la gestione interna basta. Se sono tanti, ricorrenti sugli stessi magazzini o sugli stessi codici, c’è un problema a monte da risolvere insieme al tuo logistico.

Cosa fare adesso

Parti dalle fatture degli ultimi 90 giorni e verifica quante hanno uno shortage aperto. Controlla che per ogni spedizione tu abbia POD e ASN coerenti. Fissa una routine mensile di riconciliazione, non annuale. Se il volume è alto o le prove sono sparse tra corrieri e magazzini, valuta un servizio di recupero crediti Vendor che lavori su tutte le fatture e non solo su quelle più evidenti.

Domande frequenti